Grabar en IFEMA: lo que debe saber una empresa extranjera

Para grabar en IFEMA siendo una empresa extranjera necesitas tres cosas cerradas antes de viajar: las condiciones de acceso y rodaje que fija el recinto o el organizador de la feria, el horario de montaje de tu stand y un equipo de vídeo local que ya haya trabajado en pabellones grandes. Con eso, el rodaje es rutina.

Lo que más tiempo hace perder no es la cámara, es el papeleo y la logística. Lo veo cada vez que una empresa viene de fuera y descubre dos días antes que el equipo de grabación debía estar acreditado.

Qué cambia cuando grabas en un recinto como IFEMA

Un pabellón de feria no es un local alquilado. Tiene normas de acceso de vehículos y material, horarios de montaje y desmontaje, y una organización que decide qué se puede grabar y cuándo. Esas normas dependen de cada feria y de tu contrato de expositor, así que no te fíes de lo que le sirvió a otra empresa.

Mi consejo es pedir por escrito, con al menos dos o tres semanas de margen, las condiciones para rodar: si el equipo necesita acreditación, qué zonas son de uso común, si hay restricciones con trípodes, drones o iluminación propia, y a qué hora se puede entrar a montar.

Cómo preparar el rodaje sin sorpresas

Acreditaciones y acceso del equipo

El equipo de vídeo suele necesitar acreditación propia, igual que tu personal de stand. Dame los datos con tiempo y los gestiono contigo. Si llegas el día antes con el equipo sin acreditar, pierdes horas de montaje que no se recuperan.

Montaje, luz y sonido en un pabellón grande

Un pabellón es ruidoso y la luz mezcla temperaturas distintas. Para entrevistas uso micrófonos de corbata y busco un rincón del stand o una sala cercana. Para ambiente grabo con dos cámaras: una en plano abierto y otra en detalle, con un gimbal para moverme entre pasillos.

Imagen de las personas que salen

En una feria sale mucha gente que no es tu personal. Avisa de que se graba con un cartel en el stand y pide autorización por escrito a quien protagonice una entrevista. Si el vídeo se va a usar en publicidad, mejor tenerla firmada.

Errores comunes de las empresas que vienen de fuera

• Contratar al equipo de vídeo cuando el stand ya está montado, sin margen para acreditar ni para planificar planos.
• Dar por hecho que valen las normas de otra feria o de otro país.
• No decidir de antemano las entregas: un resumen de 60 segundos para redes, un aftermovie de 2 minutos y los clips sueltos de producto.
• Olvidar el idioma: si hay entrevistas en inglés o en tu idioma, hay que subtitular en los dos mercados.
• Dejar la música sin licencia clara para uso comercial.

Plazos y entregas realistas

Para una feria de tres o cuatro días lo habitual es una jornada de rodaje por día de feria, con uno o dos operadores. Un resumen corto para redes puede estar en 48 a 72 horas, mientras que un aftermovie de 2 minutos con entrevistas lo entrego en una a dos semanas, según el material y las correcciones.

Si necesitas algo publicado mientras la feria sigue abierta, dímelo en el briefing. Se puede montar un clip del primer día para tus redes mientras seguimos grabando.

Preguntas frecuentes

Si tu empresa expone en Madrid y quieres dejar el vídeo resuelto antes de viajar, escríbeme desde /contacto. Con la fecha de la feria y tu stand te digo qué equipo hace falta y cómo planificarlo.