Cómo grabar en vídeo la convención anual de una empresa

Para grabar una convención anual hacen falta, como mínimo, dos cámaras en la sala principal, audio tomado de la mesa de sonido y una lista cerrada de las sesiones que se cubren. Con eso se obtiene el resumen del evento y las ponencias completas. Lo que decide el resultado es lo que se acuerda antes del día.

Una convención dura entre una y tres jornadas, con ponencias, premios, trabajo en grupo y cenas. No se puede cubrir todo con la misma intensidad. Yo pregunto desde el principio qué momentos importan de verdad a la empresa y a partir de ahí decido equipo, horarios y entregables.

Qué hay que decidir antes de grabar una convención

Lo primero es el uso del vídeo. Un resumen para enseñar a quien no pudo venir se plantea distinto que unas ponencias completas para el canal interno o un vídeo para captar talento. Lo segundo es quién lo va a ver: la plantilla, los clientes o público externo. Eso cambia el tono, la duración y lo que se puede enseñar.

Lo tercero es el programa. Pido la agenda con horarios, la lista de ponentes y los momentos que no se pueden perder: la apertura del CEO, la entrega de premios, una presentación de producto. Con eso preparo un guion de rodaje por franjas, con quién cubre qué y cuándo hay hueco para tomar imágenes de ambiente.

Cómo se organiza la grabación de una convención anual

Cuántas cámaras y dónde colocarlas

En la sala principal, una cámara fija en plano general desde el fondo y otra en plano medio del ponente. Con una tercera en mano se consiguen reacciones del público y detalles. En una convención pequeña, con una sola sala y un solo día, dos cámaras y un operador de apoyo suelen bastar. Si hay sesiones en paralelo, hace falta más gente, no más cámaras por persona.

Audio: la señal de la mesa y un respaldo

El audio de una ponencia no se resuelve con el micrófono de cámara. Pido una salida de línea de la mesa de sonido de la sala y llevo un grabador independiente como respaldo. Si el ponente usa micro de diadema o solapa, mejor, porque la voz llega limpia. Pruebo niveles en el ensayo, no con el público ya sentado.

Planificar el día con holgura

Llego antes de que abran puertas, normalmente entre una y dos horas antes, para revisar la sala, la luz y las conexiones. Durante el evento dejo un margen entre sesiones para cambiar baterías, volcar tarjetas y hacer imágenes del networking, el café y la llegada de los asistentes, que son las que dan vida al resumen.

Qué piezas entregar después de la convención

Lo habitual es un vídeo resumen de entre dos y tres minutos, las ponencias completas editadas con los gráficos del ponente y una serie de clips verticales para LinkedIn e Instagram. Si el evento tiene un momento fuerte, como un premio o un anuncio, merece su propia pieza corta.

Los plazos dependen de cuántas piezas se pidan. El resumen suele salir en una o dos semanas; las ponencias completas, algo más si hay que sincronizar diapositivas. Lo acordamos antes del evento, junto con las rondas de revisión, para que nadie espere más de lo previsto.

Errores comunes al grabar una convención

• No pedir la agenda con horarios y llegar sin saber en qué sesiones hay que estar.
• Fiarse del audio de cámara en una sala grande, con eco y ruido de público.
• Dejar sin cubrir el ambiente: llegada, networking, pausas y cena.
• No acordar qué piezas se entregan, y recibir al final una petición de diez vídeos distintos.
• No avisar a los asistentes de que se graba y no tener resueltos los permisos de imagen.
• Contar con una sola cámara y quedarse sin plano alternativo cuando falla una batería o un enfoque.

Preguntas frecuentes

Si tu empresa prepara una convención en Madrid y quieres grabarla bien, escríbeme desde /contacto con la fecha, el lugar, el programa y lo que necesitas recibir. Te respondo con un plan de rodaje y un presupuesto por partidas. Los servicios de grabación de eventos están en /servicios.